1. OBJETIVO
Establecer las políticas de control para garantizar la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los asociados, proveedores y terceros, dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 la cual se dicta disposiciones generales para la protección de esta información, y el Decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

2. ALCANCE
Aplica a todos los titulares de datos personales, y a los encargados del tratamiento de la información.

3. POLÍTICAS
El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas en la Constitución Política de Colombia de acuerdo al artículo 15 que establece que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, señala que en
la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución, a su vez, establece que toda persona tiene derecho a informar y recibir información veraz e imparcial.
Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Cada persona que posea un vínculo con nuestra cooperativa que implique manejo de información, deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca, para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
a. Al Titular del dato
b. A las personas autorizadas por el Titular del dato
c. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer
la información del Titular del dato.
Codecan, es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida
es su base de datos y archivo.
La información que recolecta CoDecan en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener registro y control de sus asociados, proveedores y funcionarios de la cooperativa. Las políticas de
tratamiento y Las bases de datos sujetas a Tratamiento estarán vigentes por el término contractual que tengan, más el término que establezca la ley.

4. RESPONSABILIDADES
Todos los funcionarios, directivos, miembros de concejo de administración, miembros de comité de apoyo, oficial de cumplimiento, revisoría fiscal y demás miembros que participen directa o indirectamente en la administración de la cooperativa y que tengan acceso a los datos serán responsables de:
a. Cumplir con las políticas definidas en este manual, en cuanto a la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los asociados.
b. Cumplir con los deberes establecidos en este documento en cuanto a la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los asociados.
c. Proteger y mantener a salvo la documentación del anexo entregada por los asociados.

5. PROCESO

5.1 Derechos de los Titulares de los datos
Las personas de la cooperativa que tengan acceso a esta información están obligadas a cumplir estas políticas y deben, respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos:
a. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.
b. Obtener copia de la autorización.
c. Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en el presente manual.
d. Posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a través del correo electrónico mencionado en el Aviso de Confidencialidad. Le informamos que tiene derecho a acceder a sus datos personales para que le informemos sobre su tratamiento, solicitarnos posibles rectificaciones de los mismos, manifestar su oposición a determinados tratamientos, o solicitarnos la cancelación.
e. El usuario será el único responsable de la información suministrada en los formularios con datos falsos, inexactos, incompletos o no actualizados.
f. Cualquier cesión a terceros de los datos personales de los usuarios, será comunicada debidamente a los afectados especificando la identidad de los cesionarios y la finalidad con que se van a tratar los datos que se ceden.

5.2 Procedimiento para consultas, actualización de datos y reclamos:
Consultas:

Los titulares o la persona autorizada por el mismo mediante escrito, podrán consultar la información personal suministrada que repose en la base de datos y archivos de CoDecan.
La cual deberá efectuarse directamente en nuestra oficina.

a. Modificaciones – Actualizaciones: Los titulares o la persona autorizada por el mismo mediante escrito, podrá realizar actualización, supresión o modificación de datos mediante formato estipulado por la cooperativa diligenciado en su totalidad y entregado en nuestra oficina a la secretaria quien en la responsable de la inclusión de dicha información. O enviado por correo electrónico personal del titular al correo secretaria@codecancoop.com.co – Administrador@codecancoop.com.co.
b. Reclamos: el titular que considere que la información contenida en la base de datos de Codecan debe ser objeto de corrección, actualización o supresión por error o incumplimiento podrá presentar reclamo mediante escrito y/o correo electrónico.
Informando nombre, número de documento, dirección, correo electrónico, manifestando cuales la descripción del reclamo. Una vez recibido el reclamo la cooperativa procederá a dar contestación y rectificación en un plazo máximo de 15 días.

6. MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE PRIVACIDAD:
La cooperativa CoDecan se reserva el derecho de efectuar modificaciones o actualizaciones a esta política para la atención de novedades legales o estatutarias. Una vez realizadas, estarán disponibles en nuestra oficina.

7. ACEPTACION:
Los titulares de la información aceptan al tratamiento de sus datos personales conforme al aviso de privacidad, al momento de proporcionar sus datos.

8. VIGENCIA:
Esta política de privacidad es efectiva desde la fecha de su aprobación, a los 12 dias del mes de marzo del 2018.