La Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, con ocasión de la expedición de la Ley 1581 de 2012 que reglamenta el Derecho Constitucional de Habeas Data, el cual estipula la posibilidad que tienen las personas de “conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades, y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma” y el Decreto 1377 de 2013, sin perjuicio de las demás normas concordantes tales como leyes sobre protección de datos personales y secreto empresarial, informa a todos los interesados sus Políticas de Tratamiento de Información de Datos Personales.

Por lo anterior, se comunica que la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, es responsable del tratamiento de los datos personales y datos sensibles de los titulares, tales como asociados, codeudores, proveedores, colaboradores y demás terceros, datos sobre los cuales decide de manera directa y autónoma.

PRIMERO. OBJETIVOS

Definir los lineamientos y desarrollar el derecho constitucional al Habeas Data sobre el tratamiento de datos personales obtenidos, recopilados o administrados en los diferentes procesos que se ejecutan en la prestación de los servicios por parte de la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CODECAN, y en el desarrollo de las labores de la entidad con sus colaboradores, asociados, proveedores y demás terceros, para garantizar la reserva de la información y establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales.

Contar con los medios necesarios para suministrar un correcto tratamiento de los datos personales y datos sensibles, garantizando la confidencialidad de los mismos salvo en los casos exceptuados por la ley, evitando el acceso a la información de terceros no autorizados.

Garantizar que la información solicitada por la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan a sus titulares sea la necesaria para cumplir su objeto social y la normatividad vigente que regula el sector solidario. Los datos sensibles requeridos serán de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares y su tratamiento solo podrá realizarse cuando medie autorización, salvo casos previstos por la ley.

Velar por el estricto cumplimiento de los derechos fundamentales de los menores, cuyo tratamiento requerirá autorización previa de sus representantes; en ningún caso la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan desatenderá el interés superior del menor.

SEGUNDO. ALCANCE

La presente política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan. Los datos personales recolectados serán almacenados y/o procesados en servidores internos o medios autorizados, por lo cual los titulares autorizan su tratamiento al aceptar esta política.

TERCERO. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan como responsable del tratamiento de los datos personales de empleados, asociados, proveedores, aliados estratégicos y demás terceros.

CUARTO. DEFINICIONES

Dato personal: Información que permite identificar directa o indirectamente a una persona natural (nombre, identificación, dirección, teléfono, correo, entre otros).

Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos, origen étnico, convicciones religiosas o políticas.

Dato personal público: Información calificada como pública por la ley o que no es privada ni sensible, como datos del registro mercantil o estado civil.

Dato personal privado: Información íntima o reservada, como salario o datos financieros personales.

Dato personal semiprivado: Información que no es íntima ni pública, pero cuyo conocimiento puede interesar a ciertos sectores, como historial crediticio.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales.

Encargado del tratamiento: Persona que trata datos por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento: Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan.

Titular: Persona cuyos datos son tratados.

Tratamiento: Recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos.

QUINTO. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, Cooperativa de Aporte y Crédito, vigilada por la Superintendencia de Economía Solidaria, identificada con NIT 860024378-2, con domicilio en calle 1 # 9 – 85, será responsable del tratamiento de los datos personales.

Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de:

Correo: secretaria@codecancoop.com.co / administrador@codecancoop.com.co
Dirección:  Calle 1 #9 – 85 Instituto Nacional de Cancerología

SEXTO. PRINCIPIOS

• Finalidad: El tratamiento de los datos debe tener una finalidad legítima e informada dirigida hacia el titular.
• Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para evitar pérdida, adulteración, uso y acceso no autorizado.
• Transparencia: Se debe garantizar al titular el derecho de obtener información sobre los datos suministrados para su tratamiento.
• Confidencialidad: Los datos que no sean públicos y que son de carácter reservado solo serán suministrados de acuerdo con la ley y bajo autorización expresa por parte del titular.
• Legalidad: El tratamiento debe sujetarse a la ley y lo establecido por esta.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales solo podrá realizarse por personal autorizado, titular o personas especificadas en la ley.

SÉPTIMO. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

La Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, manifiesta a los titulares (los empleados, asociados, proveedores y demás terceros) que los datos recolectados por parte de la entidad podrán ser utilizados para las finalidades aquí descritas directamente o por intermedio de sus contratistas, consultores, asesores y/o terceros encargados del tratamiento de datos personales, para que lleven a cabo cualquier operación o conjunto de operaciones sobre la información.

El tratamiento al que serán sometidos los datos personales por parte de la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan se realizarán en los términos del artículo 3 de la ley 1581 de 2012 en cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, gestiones que se realizarán de conformidad con los siguientes principios:

• Dar a conocer los diferentes servicios y productos ofrecidos por la Cooperativa, publicidad de los mismos, y en general mantener contacto con los usuarios y asociados mediante cualquier medio de comunicación (escrito y/o electrónico) con el fin de adelantar cualquier trámite necesario para el desarrollo del objeto social de la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, a través de mensajes de texto, correos electrónicos, comunicación telefónica y escrita y/o otros medios comerciales, publicitarios y/o atención al cliente e informativo, con el fin de generar una comunicación u ofrecimiento óptimo de nuestros servicios, productos y/o promociones. Cualquier otra operación necesaria para el desarrollo del objeto social de La Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, atendiendo su objeto social.

• Los datos personales recolectados y/o suministrados a la Cooperativa, serán para uso exclusivo de los propósitos aquí estipulados, garantizando que en ningún momento procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar los mismos fuera de la cooperativa, salvo que:

1. El titular autorice expresamente en hacerlo.
2. Sea explícitamente necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes a prestar los servicios solicitados.
3. Para poder efectuar nuestros productos y servicios.
4. Cuando sea requerido o permitido por la ley.

• Ejecución del contrato suscrito con la Cooperativa para la prestación de servicios.

• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma y en virtud de cumplir lo exigido por las entidades gubernamentales correspondientes.

• Soporte en procesos de auditoría externa/interna y soporte técnico.

• Hacer efectiva la afiliación del asociado y realizar el registro de la información suministrada por el titular en la base de datos de la Cooperativa.
  
  
• Llevar un registro en base de datos de los ex asociados a la cooperativa.

• Registro de la información de los empleados en la base de datos de la Cooperativa.
  
  
• Registro de la información de los proveedores en la base de datos de la cooperativa.

• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en términos de la presente ley mediante el respectivo control de las Preguntas, Quejas e Inquietudes del titular.

• Seguir el debido proceso para la solicitud de alguna queja y/o actualización de la información, realizar el seguimiento de la solicitud en la base de datos con leyenda “Reclamo en trámite” o según sea el caso “Información en discusión judicial”.

Cualquier persona que intervenga en el tratamiento de datos personales y datos personales sensibles, y cuya responsabilidad recaiga en la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, tienen la obligación de garantizar la reserva y confidencialidad de la información, aun cuando ya no cuente con ningún tipo de relación con esta Cooperativa.

OCTAVO. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales y datos sensibles tendrán los siguientes derechos, los cuales serán respetados y garantizados por la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, en su calidad de responsable del tratamiento de esta información:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Ser informado por la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  
  
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, ha incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la constitución.

• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

NOVENO. DEBERES DE CODECAN

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizar su confidencialidad e integridad.

• Mantener actualizada la información, requiriendo al titular de ser necesario y rectificar la información cuando esta sea incorrecta.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o sus representantes en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DÉCIMO. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de Atención al Asociado es la dependencia que tiene a cargo el dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos, reclamos y peticiones. La entidad ha dispuesto los siguientes canales o medios para la atención al público, tales como: oficina principal ubicada en la Ciudad de Bogotá D.C, en la Calle 1 #9 -85, gestión a cualquier solicitud a través del correo electrónico secretaria@codecancoop.com.co / administrador@codecancoop.com.co o ingresando a la página web: https://nuevo.codecancoop.com.co/ El tratamiento de los datos personales se realizará previa autorización del titular, a excepción de los datos de naturaleza pública.

DÉCIMO PRIMERO PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA.

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan tendrá establecido el siguiente procedimiento:

• Contenido de la petición o reclamo: La solicitud de petición o reclamo del titular sobre datos personales y datos sensibles deberá contener la siguiente información:

1. Identificación del Titular (Nombres y apellidos, número de identificación).
2. Datos de localización del titular (dirección y teléfono).
3. Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo y documentos y/o pruebas que lo soportan.
4. Firma del titular o su representante (si actúa por medio de representante, anexar poder o autorización especial).
   
   

PARÁGRAFO PRIMERO- Procedimiento para consulta: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos o archivos de la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, quien suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos anteriormente señalados. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de inconformidad con la respuesta brindada por la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, el titular o su representante podrán solicitar nuevamente, mediante nueva solicitud de consulta, señalando los motivos de inconformidad. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de consulta ante Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan.


PARÁGRAFO SEGUNDO- Procedimientos para reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o cualquier norma concordante, podrán presentar reclamo ante la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, atendiendo los requisitos mínimos establecidos en el presente escrito. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  
  
• En caso de que la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan, no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda, siempre que éste sea identificable, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
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• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “En Gestión” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  
  
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  
  
• De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su Representante solamente podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el presente trámite de reclamo ante la Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan.

DÉCIMO SEGUNDO. AVISO DE PRIVACIDAD

Disponible en la página web de la COOPERATIVA CODECAN. https://nuevo.codecancoop.com.co/


DÉCIMO TERCERO. VIGENCIA

Las modificaciones realizadas a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de Cooperativa Multiactiva Del Instituto Nacional de Cancerología CoDecan rigen a partir de la fecha de la firma, modificando las políticas definidas el 12 de marzo de 2018; estará supeditada a las finalidades del tratamiento de datos personales y datos sensibles propios del objeto social y la naturaleza de la entidad. Las bases de datos en las que se registraran los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

DÉCIMO CUARTO. MEDIDAS ADMINISTRATIVAS, TÉCNICAS Y FÍSICAS DE SEGURIDAD

Con el fin de garantizar el principio de seguridad previsto en la Ley 1581 de 2012, CoDecan implementará medidas administrativas, técnicas y físicas encaminadas a proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, uso fraudulento, divulgación o destrucción.

Entre dichas medidas se encuentran controles de acceso a las instalaciones y a los sistemas de información, administración de perfiles de usuario, gestión segura de contraseñas, autenticación de usuarios autorizados, copias de seguridad periódicas, mecanismos de recuperación de información, antivirus, actualización de software, protección perimetral, clasificación de la información según su nivel de confidencialidad, restricciones de acceso conforme a las funciones de cada colaborador y suscripción de compromisos de confidencialidad.

Estas medidas podrán ser actualizadas de acuerdo con la evolución tecnológica, los riesgos identificados y la normatividad vigente.

DÉCIMO QUINTO. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS

Cuando para el cumplimiento de su objeto social CoDecan utilice servicios tecnológicos, correo electrónico institucional, almacenamiento en la nube, plataformas web, Oficina Virtual u otros proveedores tecnológicos nacionales o extranjeros, podrá transmitir o transferir datos personales observando las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. CoDecan procurará contratar proveedores que ofrezcan niveles adecuados de protección y exigirá obligaciones de confidencialidad y seguridad sobre la información tratada.

DÉCIMO SEXTO. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN, SUPRESIÓN Y LIMITACIÓN DEL TRATAMIENTO

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización, la supresión de sus datos o la limitación del tratamiento mediante solicitud escrita dirigida a los correos oficiales de la Cooperativa o radicada en la sede principal, indicando identificación, datos de contacto, descripción de la solicitud y documentos de soporte cuando sean necesarios. CoDecan dará respuesta dentro de los términos previstos en la legislación vigente. La supresión no procederá cuando exista deber legal o contractual de conservar la información.

DÉCIMO SÉPTIMO. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

En caso de pérdida de información, accesos no autorizados, fuga de datos, ciberataques, malware, ransomware o cualquier incidente que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales, CoDecan activará los procedimientos internos de identificación, contención, análisis, recuperación y mejora, documentará el incidente y realizará las notificaciones a las autoridades competentes y a los titulares cuando la ley así lo exija.

DÉCIMO OCTAVO. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y posteriormente por el término exigido por la legislación aplicable. La información de asociados activos se conservará mientras subsista la relación asociativa; la de exasociados, empleados, exempleados, proveedores y contratistas se mantendrá durante los plazos legales, contables, laborales, tributarios o contractuales que correspondan. Cumplidos dichos términos y cuando no exista obligación de conservación, la información será eliminada o anonimizada mediante procedimientos seguros.

El presente documento rige desde la fecha de aprobación por parte del Consejo de Administración y deroga todas las disposiciones anteriores sobre la materia que fueron consignadas en actas del Consejo de Administración.

Actualizado y aprobado mediante acta no. 1391 en reunión ordinaria del Consejo de Administración del 20 de junio de 2026.